Rapport de vérification du Programme de Financement des Participants

SOMMAIRE

La vérification du Programme de financement des participants (PFP) vise à fournir une assurance raisonnable que des contrôles de gestion sont en place et que le PFP est exécuté conformément aux processus et lignes directrices de la Commission canadienne de sûreté nucléaire (CCSN), à ses propres modalités et aux politiques applicables du Conseil du Trésor (CT) pendant la période couverte par les exercices 2019-2020 et 2020-2021.

Pourquoi est-ce important?

La CCSN a créé le PFP pour encourager les particuliers, les organismes à but non lucratif et les Nations et communautés autochtones à participer aux processus d’évaluation environnementale (EE) et d’autorisation de la CCSN pour les grandes installations nucléaires, de même que pour fournir des renseignements à valeur ajoutée à l’appui des séances de la Commission.

Depuis sa création en 2011, le PFP a vu ses catégories s’élargir et la demande en financement s’accroître constamment, ce qui a exercé des pressions financières sur la CCSN. En 2019-2020, les demandes d’aide financière aux participants ont dépassé le financement alloué au PFP par le CT pour la toute première fois de son histoire. La même chose s’est produite en 2020-2021 et devrait également se poursuivre dans les années à venir, d’après la tendance.

L’un des domaines prioritaires de la CCSN est la mise en œuvre de stratégies de renforcement de la confiance et de réconciliation, ce qui comprend l’établissement d’un climat de confiance avec toutes les parties intéressées et le soutien des efforts de réconciliation avec les peuples autochtones grâce à des activités de relations externes et de mobilisation en vue des séances de la Commission. La stratégie de réconciliation appuie la stratégie globale de renforcement de la confiance de la CCSN en tenant compte des contextes politique, juridique et stratégique dans lesquels la CCSN doit travailler et collaborer avec les Nations et communautés autochtones. Le PFP soutient ces stratégies, puisqu’il s’agit d’un mécanisme permettant d’aider les particuliers, les organismes à but non lucratif et les Nations et communautés autochtones à fournir des renseignements à valeur ajoutée à la Commission, jouant ainsi un rôle dans l’avancement de ces stratégies.

Principales constatations

La vérification a révélé que plusieurs secteurs de la CCSN ont des rôles et responsabilités liés au PFP, notamment la Direction des finances et de l’administration (DFA), les Services juridiques (SJ) et le Secrétariat de la Commission. La CCSN bénéficierait d’une meilleure harmonisation interne, notamment d’une description claire et documentée des responsabilités, afin de parvenir à une compréhension cohérente et mutuelle du PFP dans sa forme actuelle et à venir.

Puisque sa viabilité financière à long terme reste incertaine si la demande pour ses services continue d’augmenter, le PFP devrait soumettre à la décision du Comité de planification intégrée et de gestion des ressources (CPIGR) des options pour clarifier son orientation stratégique et ses catégories de financement, ainsi qu’explorer les possibilités de revoir son enveloppe de financement à long terme.

Les processus du PFP ont été élaborés pour assurer une gestion efficace. Toutefois, il est possible de mettre à jour certains processus qui ont changé depuis la création du PFP. Un examen des dossiers a montré que, dans l’ensemble, les transactions étaient complètes et conformes aux procédures internes du PFP, et que tous les fonds accordés étaient liés à des séances spécifiques de la Commission.

Malgré les processus mis en place pour signaler régulièrement les risques du PFP et en surveiller les finances, les activités menées pour assurer le suivi continu et actif du rendement du PFP et en faire rapport en fonction des résultats escomptés ne sont pas effectuées conformément aux exigences indiquées dans la présentation au CT du PFP; seule une évaluation limitée de l’efficacité et de la pertinence du programme est effectuée.

La vérification a débouché sur 4 recommandations visant à aborder les domaines d’amélioration susmentionnés.

La direction est d’accord avec ces recommandations, et ses réponses démontrent son engagement à prendre des mesures pour y donner suite.

1        CONTEXTE

Objet

La CCSN réglemente l’utilisation de l’énergie et des matières nucléaires afin de préserver la santé, la sûreté et la sécurité des Canadiens, de protéger l’environnement et de respecter les engagements internationaux du Canada à l’égard de l’utilisation pacifique de l’énergie nucléaire.

Chaque fois qu’une décision importante doit être prise pour autoriser une installation ou une activité nucléaire, la CCSN tient une audience publique de la Commission, un tribunal administratif indépendant du gouvernement. Au cours de ces audiences, la Commission examine les déclarations écrites et orales du personnel de la CCSN, du titulaire de permis ou du demandeur, ainsi que du public avant de prendre une décision.

Historique et structure du PFP

Le PFP vise à améliorer le processus d’examen réglementaire des projets nucléaires. Plus précisément, la CCSN a établi le PFP pour encourager les particuliers, les organismes à but non lucratif et les Nations et communautés autochtones à participer aux processus d’EE et d’autorisation de la CCSN pour les grandes installations nucléaires, ainsi que pour aider ces mêmes groupes à fournir des renseignements à valeur ajoutée à la Commission dans le cadre d’interventions éclairées et axées sur des sujets précis concernant les EE et les autorisations.

Le budget fédéral de 2010 a donné à la CCSN le pouvoir de créer le PFP, qui a été établi en 2011-2012 à la suite de la présentation au CT approuvée connexe. Celle-ci établissait les premiers paramètres en vue d’évaluer les risques et le rendement que le PFP devait surveiller et sur lesquels il devait faire rapport pour pouvoir fonctionner. En outre, la présentation au CT comprenait le budget de financement approuvé, la source des fonds et les conditions générales du PFP.

En 2013, et de nouveau en 2016, le Comité de gestion de la CCSN a approuvé de nouvelles catégories de financement pour le PFP (voir l’annexe B). Les catégories étendues soutiennent les réunions qui fournissent des renseignements à valeur ajoutée à la Commission (voir l’annexe C).

Afin d’être considérés en vue d’un financement, les demandeurs du PFP doivent démontrer qu’ils disposent de renseignements pertinents pour contribuer aux possibilités de financement particulières du PFP. Un comité d’examen de l’aide financière (CEAF) indépendant, composé d’un groupe d’experts externes, examine les demandes de financement avant que le montant de la contribution ne soit déterminé. Le PFP s’engage à recueillir des commentaires à la fin de chaque séance de la Commission afin de déterminer si les interventions ont fourni des renseignements à valeur ajoutée.

La Division des relations avec les Autochtones et les parties intéressées (DRAPI), au sein de la Direction de la planification stratégique (DPS), gère le PFP. La DRAPI soutient l’établissement de relations avec le public et les peuples autochtones en diffusant des données scientifiques et des renseignements relatifs aux projets et en encourageant la participation du public et la consultation des Autochtones dans le cadre des processus de réglementation de la CCSN. La DRAPI est également responsable de la stratégie de renforcement de la confiance et de la stratégie de réconciliation, y compris les relations externes et la mobilisation dans le cadre des séances de la Commission.

Le budget annuel du PFP, qui s’élève à 925 000 $, ne peut être utilisé pour des activités autres que des paiements de transfert, et toute dépense dépassant les 925 000 $ doit être financée à même les fonds de crédits non utilisés. Les fonds sont entièrement récupérés auprès des parties réglementées, sans incidence nette sur le cadre fiscal.

La CCSN recouvre le coût des dépenses du PFP au moyen du processus de tarification du plan des activités de réglementation (PAR). Les droits du PAR sont calculés en appliquant une méthode d’établissement des coûts proportionnels qui répartit toutes les dépenses, y compris les dépenses du PFP, en fonction de l’effort direct prévu par la CCSN pour chaque titulaire de permis payant les droits prévus dans le PAR. Ce modèle a été mis en œuvre à la demande des titulaires de permis, qui souhaitaient une plus grande prévisibilité des droits à payer. Afin de recouvrer entièrement les coûts du PFP, un ajustement manuel de fin d’année des droits du PAR est effectué afin d’attribuer les dépenses réelles du PFP en fonction des pourcentages proportionnels de fin d’année.

En 2019-2020, le PFP a accordé en tout une somme de 1 125 192 $ à 88 bénéficiaires, dont 51 étaient des communautés ou organisations autochtones. Pour la toute première fois, la CCSN a dépassé le montant alloué au PFP par le CT au cours d’un exercice. En 2020-2021, le PFP a versé une somme de 1 109 137 $ à 86 bénéficiaires et prévoit que la demande en financement continuera d’augmenter au cours des années à venir. D’autres données financières démontrant l’augmentation de la demande d’aide financière aux participants depuis la création du PFP en 2011 jusqu’à aujourd’hui sont présentées à l’annexe D.

2        AUTORISATION

Cette vérification a été autorisée dans le cadre du Plan de vérification axé sur les risques 2020-2023, qui a été révisé et approuvé par la présidente et première dirigeante de la CCSN le 27 octobre 2020.

3        OBJECTIF, PORTÉE ET MÉTHODOLOGIE

La vérification du PFP vise à fournir une assurance raisonnable que des contrôles de gestion ont été mis en place et que le PFP a été exécuté conformément aux processus et aux lignes directrices de la CCSN, à ses propres modalités et aux politiques applicables du CT pour la période couvrant la portée de la vérification, soit les exercices 2019-2020 et 2020‑2021.

Les champs d’enquête et les critères de la vérification sont présentés en détail à l’annexe A.

4       ÉNONCÉ DE CONFORMITÉ

La vérification interne a été mené conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne, ainsi qu’aux exigences de la Politique sur l’audit interne et de la Directive sur l’audit interne du CT, qui établissent les procédures obligatoires pour mener une vérification interne au sein du gouvernement du Canada.

5       REMERCIEMENTS

L’équipe de vérification tient à remercier la direction et le personnel de leur soutien durant la réalisation de la présente vérification.

6       CONSTATATION ET OBSERVATIONS

6.1 CADRE DE GOUVERNANCE

Un cadre de gouvernance est un ensemble de règles et de pratiques par lesquelles une organisation assure la responsabilité, l’équité et la transparence avec toutes ses parties intéressées. Vu les diverses parties intéressées internes et externes prenant part à tout programme de contribution, il est essentiel de disposer d’une structure de gouvernance clairement définie et intégrée pour s’assurer que les résultats du programme sont atteints.

Gouvernance

Dans le cadre de la vérification, on s’attendait à ce qu’il y ait des structures de gouvernance en place pour soutenir le PFP, notamment des structures de gouvernance internes soutenant le PFP, ainsi que des rôles, responsabilités et obligations de reddition de comptes documentés et communiqués.

Le PFP rend compte au CPIGR de façon régulière et périodique. Le but premier du CPIGR est d’assurer l’affectation optimale de toutes les ressources de la CCSN afin d’obtenir les résultats souhaités à long terme et pour l’exercice en cours, conformément à la vision de la CCSN. Pour appuyer cette mission, le CPIGR est présidé par la présidente et première dirigeante de la CCSN et comprend tous les membres du Comité de direction, ainsi que des représentants à l’échelon des directeurs généraux de l’ensemble de l’organisation. Depuis septembre 2019, le PFP a commencé à présenter des rapports trimestriels au CPIGR afin surtout d’assurer une surveillance financière.

La DRAPI gère le PFP, tandis que la DFA soutient les opérations financières liées au PFP. Dans le même ordre d’idées, les SJ fournissent un soutien juridique, le cas échéant. D’autres secteurs de l’organisation effectuent également des travaux liés au PFP, notamment le Secrétariat de la Commission, qui fournit à la Commission des observations sur la nature à valeur ajoutée des résultats du PFP.

La documentation du système de gestion, y compris les rôles et les responsabilités, a été préparée en 2013. Cependant, elle ne reflète plus complètement la situation actuelle, car elle fait référence à des comités et divisions qui n’existent plus. Ainsi, la documentation fait référence à un comité d’examen interne composé de représentants de tous les secteurs d’activité concernés par un projet. La vérification a révélé que le comité d’examen interne du PFP n’a jamais été officiellement établi. Au lieu de cela, outre la contribution du CEAF externe, l’administrateur du PFP s’entretient avec le chef de projet ou le responsable de l’EE, le Secrétariat et les Communications sur toute possibilité de financement pour obtenir leur avis, selon les besoins. Le Secrétariat de la Commission organise également une réunion avec les partenaires internes concernés par le PFP en vue de chaque séance. Il est donc possible d’améliorer la clarté et la compréhension des rôles et responsabilités, ainsi que de les examiner et d’en communiquer une définition commune au moyen d’une documentation mise à jour.

Grâce aux entretiens menés, la vérification a permis de constater que les représentants de ces parties intéressées internes n’avaient pas toujours une compréhension claire du PFP, en particulier de son champ d’application et de ses mécanismes de financement, notamment en raison des élargissements du PFP au fil des ans.

Avant 2018, l’équipe du PFP mobilisait les parties intéressées internes et leur faisait une présentation lors de diverses réunions de division sur l’élargissement du PFP. Cependant, ces efforts n’ont pas été poursuivis.

La vérification a cerné la possibilité d’assurer une meilleure harmonisation interne, notamment une description claire et documentée des responsabilités, afin de parvenir à une compréhension cohérente et mutuelle du PFP. En l’absence d’une harmonisation efficace, les diverses parties intéressées internes peuvent ne pas être au courant du travail de chacune d’entre elles en ce qui concerne le PFP, ce qui peut entraîner des lacunes ou le dédoublement des efforts.

Planification Stratégique

Depuis sa création en 2011, le PFP a vu de nouvelles catégories s’ajouter et le nombre de demandes de financement s’accroître constamment. En 2019-2020, les demandes de financement visant une entente de contribution ont dépassé le financement alloué au PFP par le CT pour la toute première fois de son histoire. Le PFP prévoit que cette tendance se poursuivra (voir l’annexe D).

Une étude comparative a été menée dans le cadre de la vérification, ce qui a permis de constater que d’autres ministères dotés de PFP similaires ont modifié leurs programmes au cours des dernières années en demandant au CT d’approuver des fonds supplémentaires pour soutenir une collaboration accrue avec les Nations et communautés autochtones. Au cours de la vérification, le PFP était à travailler sur des prévisions à long terme afin de déterminer si une exigence de programme similaire existait au sein de la CCSN.

En 2019, le gouvernement du Canada a adopté la Loi sur l’évaluation d’impact (LEI), qui a fourni des dispositions législatives nouvelles et actualisées sur la façon de mener des évaluations d’impact (EI) afin d’évaluer les impacts environnementaux, économiques, sociaux et sanitaires des projets, les incidences sexospécifiques et les effets sur les droits des peuples autochtones. La LEI a également créé l’Agence d’évaluation d’impact du Canada (AEIC). Par la suite, la CCSN a signé un protocole d’entente avec l’AEIC pour confirmer qu’elle suivrait un processus distinct en vue de mener des évaluations de projets nucléaires et que de l’orientation serait élaborée à l’intention des participants afin de mettre en œuvre un cadre général qui permettrait d’établir un processus unique pour les EI intégrées. Bien que le processus actuel n’ait pas d’incidence sur le PFP, il pourrait être important pour la CCSN de surveiller l’incidence de la mise en œuvre de la LEI sur le PFP.

Comme l’indique le Plan ministériel 2020-2021 de la CCSN, l’un des domaines prioritaires de la CCSN est la mise en œuvre de stratégies de renforcement de la confiance et de réconciliation, ce qui comprend l’établissement d’un climat de confiance avec toutes les parties intéressées et le soutien des efforts de réconciliation avec les Autochtones grâce à des activités de relations externes et une mobilisation continues. La stratégie de réconciliation de la CCSN appuie la stratégie globale de renforcement de la confiance de la CCSN en tenant compte des contextes politique, juridique et stratégique dans lesquels la CCSN doit travailler et collaborer avec les Nations et communautés autochtones. Le PFP soutient ces stratégies, car il s’agit d’un mécanisme permettant d’aider les particuliers, les organismes à but non lucratif et les Nations et communautés autochtones à fournir des renseignements à valeur ajoutée à la Commission, jouant ainsi un rôle dans l’avancement de ces stratégies.

Au cours de la vérification, la CCSN a envisagé diverses approches pour soutenir sa stratégie de réconciliation. Certains aspects de cette stratégie pourraient devoir être pris en considération lors de l’examen des tendances à long terme et du budget du PFP.

D’après les prévisions actuelles, la demande pour les services du PFP continuera de croître considérablement (voir l’annexe D). La CCSN devra donc continuer à prendre des décisions quant à la réaffectation des fonds au sein de l’organisation pour tenir compte de tout montant excédentaire requis par le PFP par rapport aux autorisations du CT. Une évaluation financière de l’éventuel impact opérationnel à long terme sur d’autres programmes et activités pour couvrir ces coûts supplémentaires n’a pas encore été effectuée (voir la section 6.3 pour de plus amples renseignements sur les autorisations de dépenses).

Conclusion

Le PFP, bien que sous la responsabilité de la DPS, touche un certain nombre d’autres secteurs au sein de la CCSN. Le mécanisme de gouvernance et de reddition de comptes du PFP est clair et utilisé comme prévu, mais la CCSN bénéficierait d’une meilleure harmonisation interne entre les principales parties intéressées. Cela permettrait une meilleure compréhension du PFP lui-même, ainsi que la possibilité d’adopter des approches plus intégrées et holistiques dans l’ensemble de la CCSN, en soutenant les objectifs stratégiques de l’organisation et en évitant les lacunes ou les chevauchements entre les parties intéressées et les stratégies internes concernées.

Recommandation 1 : En collaboration avec la Direction des finances et de l’administration, les Services juridiques et le Secrétariat, la Direction de la planification stratégique devrait déterminer, documenter et communiquer les rôles, les responsabilités et les obligations de rendre compte de chacune des parties intéressées internes en ce qui concerne le Programme de financement des participants.

Recommandation 2 : La Direction de la planification stratégique devrait soumettre à la décision du Comité de planification intégrée et de gestion des ressources des options pour clarifier l’orientation stratégique et les catégories de financement du Programme de financement des participants, ainsi qu’explorer les possibilités de revoir l’enveloppe de financement du PFP à long terme.

6.2 Gestion des Risques, Processus et Contrôles

La gestion des risques aide les organisations à prendre des décisions éclairées pour attribuer les ressources, atténuer les menaces et tirer profit des possibilités de façon proactive.

Les politiques et les processus sont essentiels pour assurer l’uniformité de la gestion et de l’application des programmes de contribution. Ils doivent s’harmoniser avec le cadre de gouvernance et le processus de gestion des risques, ainsi qu’aider la direction et le personnel à s’acquitter de leurs responsabilités conformément aux attentes.

Gestion des Risques

Le profil de risque de l’entreprise (PRE) de la CCSN est conçu pour évaluer et gérer les risques susceptibles d’entraver ou de limiter la réalisation du mandat de l’organisation. Bien que la DRAPI ne procède pas à une évaluation distincte des risques, elle contribue au PRE, qui comprend un risque lié à la participation et à la consultation des Autochtones. Ce domaine a été classé à haut risque en raison du manque de capacité et de ressources de la CCSN pour gérer les attentes croissantes, la quantité des consultations et la charge de travail dans ce domaine.

Les risques liés au programme sont intégrés dans la documentation à l’appui de la présentation trimestrielle du PFP au CPIGR. Bien que la discussion et l’évaluation du risque de financement soient l’objectif principal de la présentation, le suivi des risques est intégré dans la documentation, ce qui constitue une bonne pratique.

Dans le cadre de la présentation au CT approuvée, le PFP a effectué une évaluation des risques et élaboré une stratégie d’atténuation, documentant 2 risques élevés à l’époque, que le PFP s’est engagé à atténuer. D’abord, afin d’atténuer le risque de perception de partialité d’un comité de financement interne, le PFP a mis en place un CEAF composé de membres externes. Le CEAF sert de fonction de vérification des demandes de financement et recommande le financement à allouer à chaque demande. Ensuite, le risque d’impact des retards de projets dus à la gestion du PFP a été atténué par l’élaboration de calendriers pour chaque type de projet pour lequel une aide financière aux participants pourrait être disponible, par la création de modèles et d’outils pour améliorer l’efficacité du PFP, ainsi que par l’élimination des demandes et des accords de contribution complexes afin de réduire au minimum le temps d’évaluation.

Le modèle de gestion des risques a été élaboré en 2013 pour aborder les processus du PFP, puis il a été mis à jour en 2015 pour aborder 2 des 3 catégories élargies du PFP. Le PFP bénéficierait d’une mise à jour du modèle pour inclure toutes les catégories élargies.

Conformité aux Processus

La CCSN est assujettie à la Politique sur les paiements de transfert du CT et aux instruments connexes. La politique exige que les programmes de paiements de transfert soient conçus, exécutés et gérés d’une manière qui soit équitable, accessible et efficace pour tous. La vérification a permis de constater que les décisions de financement et la préparation des accords de contribution étaient documentées conformément aux conditions générales du PFP, ainsi qu’à la Politique sur les paiements de transfert du CT et à sa directive connexe.

La vérification a révélé que tous les renseignements nécessaires pour demander un financement étaient disponibles sur le site Web de la CCSN, dans les 2 langues officielles. Le site Web fournit également au public des renseignements détaillés sur les processus de financement, y compris un accès direct aux guides et aux modèles correspondants, ce qui constitue une bonne pratique.

La vérification comprenait l’examen d’un échantillon de dossiers du PFP afin d’évaluer si ce dernier est exécuté conformément aux processus et directives établis. L’analyse de l’échantillon a permis de conclure que :

• les transactions du PFP étaient complètes et cohérentes, conformément aux processus et directives établis
• les demandes faites au PFP ont été examinées et sélectionnées en fonction de critères d’admissibilité, tels que définis dans les modalités
• les demandes faites au PFP ont été examinées par le CEAF, qui a rempli une fonction de vérification efficace
• les paiements du PFP ont été accordés à des bénéficiaires qui correspondaient à la définition des demandeurs admissibles du PFP
• les contributions du PFP étaient conformes aux objectifs du PFP et le financement demandé entrait dans le cadre des dépenses admissibles
• les bénéficiaires ont fait l’objet d’une vérification pour les paiements dépassant un certain seuil
• dans tous les cas, un accord de contribution a été signé avant le versement des fonds

La vérification a permis de constater que les documents relatifs aux processus et procédures n’ont pas toujours été correctement liés au guide du PFP. À mesure de l’expansion du PFP, de nouveaux outils, modèles et guides ont été élaborés, mais ils n’étaient pas nécessairement liés correctement aux documents originaux.

Au cours de la vérification, la division qui gère le PFP a été réorganisée en réponse à des exigences organisationnelles plus globales et a changé de nom, passant de la Division des politiques, des relations autochtones et internationales à la Division des relations avec les Autochtones et les parties intéressées. Par conséquent, la documentation devra être actualisée pour refléter le nouveau nom de la division.

La vérification a également révélé qu’il était possible de revoir et d’actualiser les processus élaborés lors de la création du PFP, puisqu’il a maintenant plus de 10 ans. Bien que cela n’ait eu aucune incidence sur la conformité aux exigences du PFP selon les résultats de l’analyse, il est possible de moderniser et d’actualiser les documents de processus.

Enfin, bien que le guide du participant exige que tous les bénéficiaires de l’aide financière du PFP remplissent un sondage de satisfaction, les taux de réponse sont restés en deçà de 50 % au fil des ans. Comme la participation à ces sondages échappe au contrôle du PFP, puisqu’ils doivent être remplis par des parties externes, il serait peut-être opportun de clarifier les attentes. De plus amples renseignements sur les sondages à mener auprès des bénéficiaires se trouvent à la section sur la mesure du rendement du présent rapport.

Surveillance financière

La vérification devait permettre de trouver des données prouvant que, outre les contrôles financiers, le budget de financement du PFP fait l’objet d’un suivi périodique et continu et d’un rapport à la direction.

Depuis septembre 2019, le PFP est tenu de fournir des mises à jour trimestrielles au CPIGR. Le PFP a fait des présentations régulières au CPIGR, notamment un aperçu du financement actuel et une ventilation historique du financement par titulaire de permis et par année. Les prévisions et la planification du financement de contribution, notamment l’augmentation prévue de la demande des bénéficiaires, sont également en cours et font l’objet d’un suivi et d’un rapport au CPIGR. Il s’agit notamment de présentations sur les pressions financières afin que le CPIGR puisse décider de l’allocation des ressources liées au PFP.

Selon les entrevues menées, l’augmentation des dépenses du PFP a pu être gérée en 2020-2021 en raison d’un excédent budgétaire découlant de la diminution des dépenses en raison des restrictions liées à la pandémie mondiale. Dans les années à venir, compte tenu de la structure actuelle du PFP et en l’absence d’une source de financement dédiée, la CCSN devra continuer à gérer la trésorerie et à réaffecter des fonds provenant d’autres programmes et activités pour tenir compte de tout excédent du montant requis par le PFP par rapport aux autorisations du CT. Les prévisions actuelles donnent à penser que les demandes faites au PFP continueront de croître considérablement, ayant passé de 1,1 million de dollars en dépenses réelles en 2020‑2021 à plus de 2 millions de dollars en demandes prévues pour 2021-2022. Par conséquent, le risque et l’impact possible sur d’autres secteurs de la CCSN continuent de croître.

Aucune évaluation de l’éventuel impact opérationnel sur les autres programmes et activités de l’obligation de couvrir le coût des excédents de financement du PFP par rapport à l’autorisation qui lui a été accordée n’a encore été effectuée. En outre, aucune évaluation de ce type n’a été menée en 2013 ou en 2016, lorsque le PFP a été élargi. Ainsi, bien que les risques de financement soient présentés au CPIGR, la viabilité financière à long terme du PFP et ses éventuelles répercussions sur la CCSN dans son ensemble restent à évaluer.

Coûts indirects du PFP

Bien que le financement historique, réel et prévu des contributions fasse l’objet d’un suivi actif et d’un rapport à la haute direction, les coûts indirects liés à l’administration du programme, bien que surveillés, ne sont pas inclus dans le rapport à la haute direction.

La présentation au CT approuvée ayant permis d’autoriser le PFP allouait 175 000 $ par année pour couvrir les coûts indirects (salaires, coûts d’exploitation et d’entretien, déplacements, communications, traduction et honoraires professionnels pour le CEAF).

Selon la présentation au CT, la part des coûts indirects devait diminuer au fil du temps, « [traduction] une fois une meilleure expérience du programme acquise et les coûts de démarrage devenus inutiles. Toutefois, cette diminution sera probablement compensée par un nombre accru de demandeurs, le programme de financement étant de plus en plus connu au fil du temps ».

Les coûts internes du programme ont toujours été bien inférieurs au budget total alloué par la présentation au CT, s’élevant en moyenne à environ 42 000 $ du budget annuel de 175 000 $. La CCSN a réaffecté l’excédent des coûts indirects au financement de programmes extérieurs au PFP. Cela relève de la compétence de la CCSN, car les coûts indirects sont financés à l’interne. Toutefois, il pourrait être possible de réaffecter ces coûts au PFP afin de soutenir le nombre accru de demandeurs, conformément à l’intention de la présentation au CT.

Conclusion

Dans l’ensemble, la gestion des risques du PFP est assurée dans le cadre du PRE et examinée tous les ans. La documentation sur les risques pourrait être mise à jour pour refléter toutes les catégories de financement actuellement approuvées.

Des processus ont été élaborés pour assurer une gestion efficace du PFP. Toutefois, il est possible de mettre à jour certains de ces processus. Un examen des dossiers a montré que, dans l’ensemble, les transactions du PFP sont complètes et conformes aux procédures.

Une surveillance financière constante et des rapports financiers réguliers sont également effectués en ce qui concerne les dépenses et prévisions de contribution. Toutefois, les répercussions financières à long terme découlant de la nécessité de procéder à des réaffectations internes à partir d’autres secteurs de la CCSN pour combler les excédents budgétaires du PFP, et l’incidence sur d’autres secteurs de la CCSN, doivent être prises en considération, surtout vu l’augmentation prévue des demandes de financement dans les années à venir. Cela peut également s’avérer utile pour déterminer s’il faut apporter des changements aux autorisations de dépenses du PFP pour assurer sa viabilité à long terme (la section 6.3 du présent rapport fournit de plus amples renseignements sur les autorisations de dépenser).

Recommandation 3 : La Direction de la planification stratégique devrait mettre à jour les documents, outils et modèles de processus (y compris la documentation sur la gestion des risques).

6.3 Autorisations du Programme

Par autorisations législatives, on entend les autorisations de dépenser accordées par le Parlement à la suite de l’adoption d’une loi (autre qu’une loi de crédits) qui établit l’objet des dépenses et les conditions aux termes desquelles elles peuvent être engagées^{Note de bas de page 1}.

Les autorisations de dépenser consistent en des approbations du Parlement qui consentent à des organismes gouvernementaux individuels le droit de dépenser jusqu’à un montant précisément défini. Les autorisations de dépenser accordées par le Parlement sont fournies de 2 façons : sous la forme de lois de crédit annuelles, lesquelles déterminent les montants et les motifs généraux pour lesquels on peut dépenser des fonds, ou sous la forme d’autres statuts particuliers, lesquels autorisent des paiements et établissent les montants ainsi que les périodes pendant lesquelles doivent avoir lieu ces paiements. L’autorisation de dépenser d’un organisme reçue au moyen de lois de crédit peut être complétée par des affectations des autres crédits centraux du Conseil du Trésor^{Note de bas de page 2}.

La CCSN tire ses autorisations législatives et autorisations de dépenser pour exécuter et financer le PFP de la Loi sur la sûreté et la réglementation nucléaires (LSRN), qui stipule à l’alinéa 21(1)b.1) que « pour réaliser sa mission, la Commission peut, créer et gérer un programme d’aide financière visant à faciliter la participation du public aux procédures prévues par la présente loi », et de la présentation au CT du PFP approuvée.

Autorisation législative

La vérification devait permettre de trouver des données prouvant que le PFP est conforme à l’autorisation législative qui lui est conférée à la fois par la LSRN et par la présentation au CT approuvée pour le PFP, ainsi que par les politiques, règlements et modalités connexes.

La présentation au CT qui a mené à la création du PFP décrivait les catégories d’activités admissibles au PFP (voir l’annexe B). En 2013, le Comité de gestion a approuvé 2 nouvelles catégories en plus des 3 catégories initiales décrites dans la présentation au CT : soutien aux réunions avec les Nations et communautés autochtones sur des sujets d’intérêt réglementaire et participation aux études et activités de surveillance ciblées de la CCSN.

Par la suite, en 2016, le Comité de gestion a approuvé 3 catégories supplémentaires : l’examen des documents de travail, des documents d’application de la réglementation et des règlements; les réunions et activités de mobilisation des Autochtones à long terme; et la participation des communautés autochtones à la surveillance de l’environnement, y compris le Programme indépendant de surveillance environnementale (PISE).

En 2013, un examen juridique a conclu que « [traduction] dans le cadre d’une évaluation au cas par cas, la CCSN peut établir un PFP pour la participation du public ou des peuples autochtones dans des circonstances telles que des activités de relations externes ou de mobilisation de la CCSN, lorsque ces activités sont raisonnablement justifiables et directement liées aux séances de la Commission et que ses produits livrables bénéficieraient aux séances de la Commission et leur apporteraient de la valeur ». Au cours de l’étape de planification de la vérification, il a été déterminé que tout élargissement du PFP risquait de se situer en dehors des autorisations législatives s’il n’y avait plus de lien suffisamment étroit entre certains types d’accords de financement et les séances de la Commission, en particulier celles liées aux questions générales d’intérêt réglementaire et à l’obligation constitutionnelle de consultation de la Couronne. Cela aurait à son tour une incidence sur le mécanisme de financement utilisé pour soutenir ces types de demandes (fondé sur le recouvrement des coûts ou sur les crédits).

Les modalités du PFP ont été rédigées de manière à être flexibles et à permettre le financement d’une grande variété d’activités. Cependant, le principe du PFP était d’établir un lien entre les accords de contribution conclus et les séances de la Commission, les produits livrables contribuant directement aux questions précises soumises à la Commission.

La section sur les modalités de la présentation au CT du PFP décrit explicitement les autorités non législatives pour être considéré comme admissible au financement dans le cadre du PFP, à savoir :

• être un bénéficiaire admissible
• mener une activité admissible
• aider à préparer les questions dont la Commission est saisie et contribuer à mieux les comprendre

Les catégories de financement du PFP sont réparties entre le financement de projets précis et le financement pour des questions générales d’intérêt réglementaire (voir annexe C). La vérification a permis de passer en revue les demandes de financement et de constater que le PFP est conforme aux autorisations actuelles, car chaque demande de financement est liée à une séance de la Commission. Le PFP tient une documentation sur tous les accords de contribution conclus dans le cadre du PFP et sur les résultats présentés à la Commission.

Autorisation de dépenser

Les présentations au CT établissent l’autorisation de dépenser et la source de financement d’un programme ou d’une initiative. Pour le PFP, les fonds sont entièrement recouvrés auprès des parties réglementées, sans impact net sur le cadre financier. Une méthode d’établissement des coûts proportionnels est utilisée pour attribuer toutes les dépenses, y compris celles du PFP, en fonction de l’effort direct prévu par la CCSN pour chaque titulaire de permis payant des droits dans le cadre d’un PAR. Un montant est facturé aux titulaires de permis payants pour soutenir le volet contributions du PFP. Ces montants constituent des revenus non disponibles pour la CCSN et sont retournés au Trésor du gouvernement du Canada.

La vérification devait permettre de constater que les sources de financement du PFP sont clairement comprises par les principales parties intéressées internes qui soutiennent l’exécution du PFP. Cependant, lors des entretiens, la vérification a révélé une certaine confusion quant aux mécanismes de financement du PFP. Comme il a déjà été mentionné à la section Gouvernance du rapport, il serait peut-être possible d’harmoniser davantage les parties intéressées internes afin de renforcer la compréhension du PFP au sein de la CCSN et de favoriser une prise de décisions éclairée.

La vérification devait également permettre de constater que le PFP est géré dans le respect de ses autorisations de dépenser. Jusqu’en 2017-2018, le PFP a fonctionné en vertu de l’autorisation de contribution de 925 000 $ accordée par sa présentation au CT, et la source de financement, le mandat et les objectifs du PFP étaient clairement compris. À la suite de l’élargissement des catégories du PFP, on a constaté une augmentation des dépenses de contribution en 2018-2019. À l’époque, le PFP risquait de dépasser son autorisation de financement, ce qui a été évité grâce au report de certains paiements à l’exercice suivant.

La vérification a révélé que l’approbation des catégories élargies du PFP, bien qu’approuvée de manière appropriée par le président à l’époque et le Comité de gestion, a été faite sans une évaluation complète de l’incidence sur la demande en financement du PFP et sans une source de financement supplémentaire durable et prévisible au cas où le PFP devrait dépasser son enveloppe financière.

En 2020, la DPS et la DFA ont présenté au CPIGR 3 options de financement du PFP : le statu quo (droits du PAR – méthode de calcul des coûts proportionnels), l’imposition directe de certains droits prévus au PAR (ou dans des groupes de PAR) aux titulaires de permis pour le financement des participants liés à leurs projets, ou un modèle fixe. Au terme d’une analyse détaillée, le CPIGR s’est prononcé en faveur du maintien du statu quo pour le recouvrement des coûts du PFP.

À ce jour, le PFP n’a dépassé son budget alloué qu’en 2019-2020 et 2020-2021. Toutefois, la DRAPI prévoit que cette tendance se poursuivra à l’avenir. Au cours des 2 derniers exercices, les fonds supplémentaires dépassant la limite d’autorisation financière de 925 000 $ ont été transférés d’autres programmes et secteurs opérationnels de la CCSN, avec l’approbation appropriée du CPIGR. Bien que la CCSN recouvre les coûts auprès des titulaires de permis, les fonds recouvrés vont directement dans le Trésor du gouvernement du Canada et ne sont pas disponibles pour les besoins opérationnels de la CCSN, ce qui crée la possibilité que ces transferts puissent causer des pressions financières internes s’ils se poursuivent à l’avenir.

Conclusion

D’après un échantillon de dossiers vérifiés, le PFP fonctionne actuellement dans les limites de ses autorisations législative, financière et politique, puisque toutes les demandes de financement approuvées sont liées à des séances précises de la Commission. Comme il est indiqué à la section 6.1, il est possible d’examiner les répercussions à long terme d’autres stratégies au sein de la CCSN, plus particulièrement la stratégie de réconciliation de la CCSN, afin de soutenir une approche holistique et intégrée pour toutes les questions liées à la réconciliation et à l’obligation de consulter qui incombe à la Couronne.

De même, comme indiqué dans les sections précédentes, il pourrait être nécessaire de revoir l’autorisation de dépenser allouée au PFP pour soutenir sa viabilité à long terme.

6.4     Mesure du rendement

La mesure du rendement, y compris le suivi et les rapports, est essentielle pour assurer la mise en œuvre réussie d’un programme. Des pratiques efficaces de mesure du rendement appuient la surveillance par la direction et aident à cerner les problèmes ou les secteurs auxquels la direction doit porter attention. Le suivi du rendement des accords de contribution et l’établissement de rapports à ce sujet constituent également une partie essentielle des exigences du PFP dans la présentation au CT.

Exigences liées à la mesure du rendement dans la présentation au CT

Dans le cadre de la vérification, on s’attendait à trouver de la documentation à l’appui de la mesure du rendement exigée par la présentation au CT.

La première exigence, soit la mesure des résultats du programme, est assurée en évaluant le pourcentage de bénéficiaires qui confirment que le financement fourni a amélioré leur capacité à participer aux séances de la Commission. La vérification a permis de constater que les résultats ont été communiqués dans le cadre du rapport ministériel annuel sur le rendement.

La deuxième exigence, soit la mesure de l’efficacité du programme, est évaluée en fonction de la rapidité de réception des fonds. La vérification a trouvé des données de surveillance probantes pour mesurer les décisions en temps opportun; toutefois, les données de mesure du rendement présentées sur le site Web de la CCSN n’ont pas été mises à jour depuis plus de 2 ans. Ces résultats sont périmés et ne tiennent pas compte du fait que la CCSN n’atteint actuellement pas entièrement son objectif de 100 % (les chiffres réels étaient de 64 % en 2019-2020 et de 84 % en 2020-2021). Bien qu’il existe des rapports faits dans le cadre de l’inventaire des services du gouvernement du Canada, cette information peut être difficile à trouver pour les parties intéressées et n’est pas accessible sur le site Web de la CCSN.

La troisième exigence, soit la mesure de l’efficience du programme, est évaluée en prenant le délai entre la prise d’une décision de financement et le versement des fonds, puis en le comparant au délai fixé dans les normes de service. Plus précisément, la mesure du rendement se lit comme suit :

« La mesure dans laquelle les bénéficiaires ont reçu le financement approuvé en temps opportun, ce qui leur permet de se préparer à participer. »

Le PFP mesure le temps qu’il faut pour accuser réception des demandes (dont la norme de service est d’un jour). Il s’agit d’une bonne pratique qui devrait se poursuivre. Cependant, le suivi de cette mesure ne remplace pas l’exigence de surveiller le temps qu’il faut pour fournir le financement afin de s’assurer que les participants ont le temps de se préparer adéquatement à participer. La vérification n’a trouvé aucune donnée prouvant que cette mesure du rendement fait l’objet d’un rapport ou que le PFP fait le suivi de ces données.

À l’appui de la mesure du rendement, la présentation au CT exige également qu’une évaluation du PFP soit menée tous les 5 ans. Les évaluations de programme permettent de recueillir et d’analyser des données probantes afin d’évaluer le rendement des programmes, des initiatives et des politiques de façon systématique et neutre, puis de déterminer les améliorations à y apporter. La toute dernière évaluation du PFP a été effectuée en 2015, et aucune autre n’est prévue dans l’immédiat. Même si la Politique sur les résultats adoptée par le CT en 2017 indique que les programmes de moins de 5 millions de dollars n’ont plus à être évalués tous les 5 ans, il serait bon de procéder à des évaluations périodiques du PFP.

Dans le cadre de l’évaluation menée en 2015, le PFP a élaboré un modèle logique^{Note de bas de page 3}. Ce modèle logique décrit les résultats ultimes, intermédiaires et immédiats attendus du PFP et sert de feuille de route au PFP. Pour le PFP, les résultats clés sont les suivants :

• la confiance du public à l’égard des décisions de la CCSN est maintenue / le public est informé de l’efficacité du régime de réglementation (résultat ultime)
• il y a une participation accrue du public, des Nations et communautés autochtones et des parties intéressées souhaitées au processus de réglementation de la CCSN (séances) (résultat intermédiaire)
• la Commission reçoit des documents à valeur ajoutée pour la prise de décisions (résultat intermédiaire)
• les parties intéressées internes sont harmonisées avec les objectifs et les priorités du PFP (résultat immédiat)
• les groupes de participants souhaités sont au courant des possibilités et du processus de financement du programme (résultat immédiat)
• les participants ont l’impression que le programme est équitable et facilement accessible (résultat immédiat)

En tant que meilleure pratique, le PFP devrait idéalement suivre et surveiller son rendement par rapport à chacun des résultats attendus définis. Pour ce faire, il faut généralement élaborer un cadre stratégique de mesure du rendement du programme qui décrit les résultats, la fréquence des rapports, les sources de données et les responsabilités. Au moment de la vérification, le PFP ne disposait d’aucun cadre permettant de suivre les résultats énumérés dans le modèle logique ni d’en rendre compte.

Présentation de rapports sur la valeur ajoutée

Selon la documentation relative aux processus du PFP, les rapports visant à déterminer si les produits livrables du PFP apportent une valeur ajoutée aux séances de la Commission ont toujours fait partie des processus internes du PFP.

À la suite d’une réunion du Comité de gestion tenue en 2018, le Secrétariat de la Commission devait prendre des mesures afin d’améliorer le processus de présentation de rapports sur la valeur ajoutée en place. Bien que la démarche suivie pour ce faire n’ait pas été documentée, d’après les entretiens, le PFP reçoit des commentaires verbaux du Secrétariat à la suite des séances de la Commission. La DRAPI recueille ces commentaires afin de déterminer si les interventions des participants bénéficiaires d’une aide financière ont apporté une valeur ajoutée à l’audience de la Commission, puis rédige des rapports sur la valeur ajoutée qui sont remis aux membres du CEAF.

La vérification a permis d’examiner un échantillon de rapports sur la valeur ajoutée rédigés après 2018 afin de déterminer si les rapports étaient systématiquement remplis et remis au CEAF, et on a constaté que c’était bien le cas. En outre, lors d’entretiens avec le CEAF, les membres ont noté que ces rapports sont pris en considération avant de recommander de futures possibilités de financement à la CCSN et sont vus comme importants.

Sondages auprès des bénéficiaires

Le PFP a conçu un sondage à l’intention des participants. Ce sondage vise à recueillir des commentaires sur des domaines clés qui permettraient à la CCSN d’améliorer les séances de la Commission et le PFP.

Le modèle de sondage auprès des bénéficiaires examiné ne reflète pas l’éventail élargi des activités du PFP, notamment l’utilisation du PFP pour des réunions avec des Nations et communautés autochtones. Par conséquent, aucun avis sur les résultats et les avantages de ces activités élargies n’est explicitement sollicité.

Dans certains cas, comme pratique exemplaire, le PFP dispose de notes bien détaillées sur les commentaires des bénéficiaires, conservées dans les dossiers. Cependant, les résultats des sondages ne sont pas activement communiqués à la direction, et il n’existe aucune donnée probante concernant la manière dont les résultats sont regroupés, analysés et utilisés pour soutenir l’amélioration du PFP.

La vérification a révélé que malgré l’exigence de mener un sondage auprès des bénéficiaires qui est stipulée à la section 5.4 du guide de financement des participants destiné aux demandeurs d’aide financière, seuls environ 50 % des bénéficiaires ont remis un sondage rempli à la CCSN au cours de la période visée. La DPS a précisé que la réalisation de sondages auprès des bénéficiaires n’est pas une condition de paiement. L’équipe de vérification reconnaît également que la réalisation des sondages auprès des bénéficiaires échappe au contrôle du PFP. Cependant, le guide du participant et le site Web indiquent que la réponse au sondage est une exigence attendue du bénéficiaire; la DPS pourrait souhaiter examiner cette exigence pour déterminer si elle est applicable.

Conclusion

Dans l’ensemble, on constate un manque de surveillance et de rapports complets et cohérents pour soutenir la mesure efficace du rendement du PFP. Plus précisément, la vérification a révélé des possibilités d’amélioration afin de satisfaire aux exigences de la présentation au CT pour la mesure du rendement et la production de rapports.

La DPS devrait envisager de mettre à jour le guide de financement des demandeurs pour s’assurer qu’il est clair et cohérent avec les exigences et les processus du PFP.

En l’absence d’une stratégie de mesure du rendement appliquée de manière cohérente, les principales mesures de rendement ne sont pas surveillées et ne font pas l’objet de rapports, comme il se doit. Il est également possible de tirer profit des données du sondage auprès des bénéficiaires ainsi que des meilleures pratiques pour instaurer une stratégie complète en matière de mesure du rendement.

Recommandation 4 : La Direction de la planification stratégique devrait élaborer et mettre en œuvre une stratégie de mesure du rendement qui décrit comment les responsables du Programme de financement des participants surveilleront les exigences et en rendront compte, ce qui comprend notamment les exigences de la présentation au Conseil du Trésor sur le PFP.

7       CONCLUSION GÉNÉRALE

En fonction des résultats obtenus, la vérification a permis de conclure que, bien que des améliorations soient nécessaires pour satisfaire pleinement aux critères de la vérification, il existe des données prouvant que des processus sont en place pour soutenir le PFP dans son ensemble et qu’ils fonctionnent efficacement conformément aux modalités du PFP. Cependant, à mesure que la demande d’aide financière aux participants augmente, le PFP devra travailler avec des partenaires intraministériels et interministériels pour déterminer un modèle de fonctionnement durable à long terme. En outre, une stratégie de mesure du rendement qui fait l’objet d’un suivi et de rapports constants permettrait de soutenir l’efficacité et l’efficience du PFP et de démontrer son rendement par rapport aux résultats attendus.

La mise en œuvre réussie des recommandations formulées dans ce rapport, ainsi que la réalisation d’autres initiatives déjà en cours par la direction, renforcera la gestion du PFP par la CCSN. Un plan d’action de la direction pour donner suite aux recommandations de cette vérification se trouve à la section 8.0.

8       PLAN D’ACTION DE LA DIRECTION

Recommandation découlant de la vérification	Classement du risque*	BPR	Plan d’action de la direction (PAD)	Date d’achèvement prévue
1. En collaboration avec la Direction des finances et de l’administration, les Services juridiques et le Secrétariat, la Direction de la planification stratégique devrait déterminer, documenter et communiquer les rôles, les responsabilités et les obligations de rendre compte de chacune des parties intéressées internes en ce qui concerne le Programme de financement des participants.	Modéré	SPA (DFA, SJ)	La DPS accepte cette constatation. Les rôles, les responsabilités et les obligations de rendre compte des parties intéressées internes en ce qui concerne le PFP sont énumérés à la section 2.0 de chaque document de processus du PFP existant. La DPS examinera la section 2.0 de chaque document de processus et mettra le texte à jour, le cas échéant. La DPS partagera ensuite le texte mis à jour avec l’équipe de direction de chaque groupe de parties intéressées internes identifié afin de reconfirmer leurs rôles et responsabilités. De plus, la DPS explorera les possibilités de continuer à faire connaître les objectifs et les plans du PFP afin d’assurer l’harmonisation entre les directions de la CCSN. Cela comprendra l’utilisation d’outils de communication tels que la rédaction d’un article dans Synergie, la participation à des réunions de division et d’équipe avec les divisions intéressées sur demande, la présentation d’une mise à jour lors d’une réunion du Comité de gestion (CG), et l’assurance que les plans du programme continuent d’être communiqués aux parties intéressées internes telles que la DFA lors des réunions mensuelles avec la DPS.	30 novembre 2022
2. La Direction de la planification stratégique devrait soumettre à la décision du Comité de planification intégrée et de gestion des ressources des options pour clarifier l’orientation stratégique et les catégories de financement du Programme de financement des participants, ainsi qu’explorer les possibilités de revoir l’enveloppe de financement du PFP à long terme.	Modéré	DPS	La DPS accepte cette constatation. Dès l’été 2021 et à la demande du CPIGR, la DPS a articulé un nouveau programme stratégique (Programme de soutien des capacités des parties intéressées autochtones), sous réserve de l’approbation budgétaire, qui répondra aux préoccupations concernant l’utilisation efficace des fonds du PFP et demandera l’autorisation d’élargir l’enveloppe de financement actuelle du PFP. Lorsque la DPS sera informée de la décision du gouvernement, elle reviendra devant le CPIGR/CG pour présenter et faire approuver l’orientation stratégique du PFP pour l’avenir, y compris les catégories de financement et l’enveloppe du PFP.	30 octobre 2022
3. La Direction de la planification stratégique devrait mettre à jour les documents, outils et modèles de processus (y compris la documentation sur la gestion des risques).	Modéré	DPS	La DPS accepte cette constatation et s’engage à mettre à jour les documents, outils et modèles de processus du PFP d’ici le 30 novembre 2022.	30 novembre 2022
4. La Direction de la planification stratégique devrait élaborer et mettre en œuvre une stratégie de mesure du rendement qui décrit comment les responsables du Programme de financement des participants surveilleront les exigences et en rendront compte, ce qui comprend notamment les exigences de présentation au Conseil du Trésor sur le PFP.	Modéré	DPS	La DPS accepte cette constatation. Tout d’abord, l’audit a permis de constater que le programme n’assurait pas un suivi adéquat de l’une de ses mesures de rendement relatives aux exigences de présentation au CT concernant l’émission en temps opportun des paiements aux bénéficiaires. La DPS a déjà commencé à travailler avec la DFA, afin d’utiliser une approche similaire à celle du Programme de recherche de la CCSN, pour mieux documenter les dates de suivi de l’émission des paiements, ce qui permettra de s’assurer que le PFP est en pleine conformité avec les exigences de présentation au CT du PFP. (doit être achevé pour avril 2022) Deuxièmement, la DPS a déjà mis à jour le site Web public de la CCSN avec les plus récents résultats de la mesure du rendement du PFP, qui comprennent des résultats confirmant la remise en temps opportun des accords de contribution aux bénéficiaires. La DPS poursuivra également la bonne pratique consistant à comparer sa stratégie de mesure du rendement avec celle de l’Agence d’évaluation d’impact et de la Régie de l’énergie du Canada. La DPS examinera de manière plus approfondie l’intégration des résultats de la mesure du rendement lors d’une prochaine réunion du CPIGR et/ou du Comité de gestion afin de mieux communiquer à la haute direction et au personnel les résultats du programme. (doit être terminé pour le 30 novembre 2022)	(1) 1er avril 2022 et (2) 30 novembre 2022

* Les recommandations de la vérification sont classées en fonction du risque comme suit :

Élevé	Il n’y a pas de contrôle en place ou ceux en place ne sont pas adéquats.
	La conformité aux lois et aux règlements est inadéquate.
	Des problèmes importants ont été relevés et pourraient nuire à l’atteinte des objectifs du programme ou des objectifs opérationnels.
Modéré	Des contrôles ont été mis en place, mais ils ne sont pas suffisamment respectés.
	La conformité aux politiques et aux procédures établies des organismes centraux et des ministères est inadéquate.
	Des problèmes ont été relevés et pourraient nuire à l’efficience et à l’efficacité des opérations.
Faible	Des contrôles sont en place, mais le degré de conformité varie.
	La conformité avec les politiques et les procédures établies des organismes centraux et des ministères varie.
	Les problèmes relevés sont de moindre importance, mais des occasions d’améliorer les opérations ont été relevées.

ANNEXE A CRITÈRES DE VÉRIFICATION

CHAMP D’ENQUÊTE 1 : DES PROCESSUS SONT EN PLACE POUR SOUTENIR LA CONFORMITÉ DU PFP

1.1 Le PFP est conforme à l’environnement législatif actuel, aux politiques applicables du CT et à ses propres modalités.

1.2 Les demandes faites au PFP sont examinées et sélectionnées en fonction des critères d’admissibilité, tels que définis dans les modalités.

1.3 Les paiements du PFP sont accordés aux bénéficiaires conformément aux modalités.

1.4 Les vérifications des bénéficiaires du PFP sont menées conformément aux modalités.

CHAMP D’ENQUÊTE 2 : DES PROCESSUS DE GESTION FINANCIÈRE SONT EN PLACE POUR SOUTENIR LE PFP

2.1 Les sources de financement, le mandat et les objectifs du PFP sont clairement compris par les principales divisions qui soutiennent l’exécution du programme.

2.2 Le budget de financement du PFP fait l’objet d’un suivi périodique et continu de la part de la direction.

CHAMP D’ENQUÊTE 3 : DES PROCESSUS DE GESTION DES RISQUES ET DU RENDEMENT SONT EN PLACE POUR SOUTENIR LE PFP

3.1 Les risques du PFP sont surveillés et atténués.

3.2 Les résultats du rendement du PFP sont suivis et communiqués à la haute direction.

ANNEXE B CALENDRIER DES ÉTAPES IMPORTANTES DU PFP

Version textuelle

Tableau à quatre colonnes expliquant le développement du Programme de financement des participants. Chaque colonne présente les faits saillants ou les changements au Programme de financement des participants pour des années données.

Première colonne, 2010-2012 : « Établir et mettre en œuvre le PFP » (Programme de financement des participants)

Présentation au Conseil du Trésor (CT) – 2010

Approbation de la création du PFP. Les autorisations du CT ont été fixées à 400 000 $ en 2010-2011 et à 925 000 $ les années suivantes.

La présentation au CT comprenait les catégories suivantes :

• Participation aux audiences publiques
• Évaluations environnementales et commissions d’examen substituées en vertu de la Loi canadienne sur l’évaluation environnementale
• Consultation des Autochtones

Modalités – 2010

Les modalités du Programme de subventions et de contributions ont été élaborées et approuvées.

Comité d’examen de l’aide financière (CEAF) – 2011

Un CEAF indépendant a été formé afin que des experts examinent les demandes au PFP et formulent des recommandations sur l’admissibilité aux fonds.

	2011-2012	2012-2013
Chiffres réels	86 252 $	105 601 $
Nombre de bénéficiaires	10	6

Deuxième colonne, 2013-2015 : « Améliorer le PFP »

Gestion du risque – 2013

Un modèle de gestion du risque pour le PFP a été élaboré et mis en œuvre.

Processus du PFP – 2013

Des documents de procédure du PFP ont été élaborés dans le système de gestion de la CCSN.

Élargissement du Programme – 2013

Les membres du Comité de gestion (CG) ont approuvé 2 catégories supplémentaires en plus des 3 catégories initiales décrites dans la présentation au CT. Dans le compte rendu de décision, il est précisé que cette décision a été prise comme les 2 nouvelles catégories sont liées aux séances de la Commission. Les catégories suivantes ont été ajoutées :

• Soutien aux réunions avec les Nations et communautés autochtones sur des sujets d’intérêt réglementaire
• Participation aux études et activités de surveillance ciblées de la CCSN

Page Web de la CCSN – 2014

La page Web a été mise à jour afin de donner au public un accès direct aux guides et aux modèles du PFP.

	2013-2014	2014-2015
Chiffres réels	282 878 $	60 863 $
Nombre de bénéficiaires	22	41

Troisième colonne, 2015-2019 : « Mettre à jour le PFP »

Rapports d’évaluation et de vérification – 2015

Une évaluation stratégique et une vérification interne ont été réalisées (couvrant la période de 2011 à 2014).

Élargissement du Programme – 2016

Les membres du CG ont approuvé la prestation d’une aide financière pour les catégories supplémentaires suivantes :

• Examen des documents de travail, des documents d’application de la réglementation et des règlements
• Réunions et activités de mobilisation des Autochtones à long terme
• Participation des communautés autochtones à la surveillance de l’environnement, y compris le PISE

Rétroaction – 2018

Les membres du CG ont demandé des commentaires à la suite des séances de la Commission, y compris des rapports sur la valeur des interventions qui reçoivent du financement. L’administrateur du PFP est chargé de faciliter ce processus et de le documenter dans un rapport à valeur ajoutée.

Protocole d’entente avec l’Agence d’évaluation d’impact du Canada (AEIC) – 2019

Avec la création de l’AEIC et de la Loi sur l’évaluation d’impact, des processus ont été élaborés pour permettre à la CCSN et l’AEIC de collaborer. Le protocole d’entente fournit de l’orientation aux participants afin de permettre un processus unique et intégré d’évaluation des impacts.

	2015-2016	2016-2017	2017-2018	2018-2019
Chiffres réels	170 760 $	233 541 $	589 367 $	853 035 $
Nombre de bénéficiaires	13	66	59	54

Quatrième colonne, 2020-2021 : « Situation actuelle »

Demande du PFP – 2020

Le PFP a dépassé ses autorisations de financement pour la première fois. Il était prévu en 2018 que le PFP dépasse le budget en raison de l’augmentation de la demande dans les années à venir.

CPIGR – 2020

Mises à jour trimestrielles au Comité de la planification intégrée et de la gestion des ressources (CPIGR). Avant ces mises à jour au CPIGR, une mise à jour annuelle sur le PFP était présentée au Comité de gestion (2013-2018).

Planification future – 2020

La CCSN étudie un nouveau programme de financement qui permettrait d’améliorer la capacité et la collaboration avec les Nations et communautés autochtones en dehors d’un processus officiel de réglementation.

Stratégies de réconciliation et de renforcement de la confiance – 2021

Ces stratégies sont axées sur le renforcement de la confiance et sur la réconciliation avec les peuples autochtones (y compris la sensibilisation et la mobilisation en vue des séances de la Commission). Le PFP soutient ces stratégies en tant que mécanisme permettant de renforcer la participation aux séances de la Commission.

	2019-2020	2020-2021
Chiffres réels	1 037 265 $	1 109 137 $
Nombre de bénéficiaires	88	86

ANNEXE C CATÉGORIES DES ACTIVITÉS DE FINANCEMENT DU PFP

Activité de financement	Source d’activité	Raison de l’offre de financement	Ce qui revient à la Commission
1) Catégorie de financement : Financement propre à un projet
Renouvellement/modification de permis	Présentation au CT de 2010	Objectif principal initial du PFP Lié à la LSRN	Intervention du bénéficiaire du financement (écrite et/ou orale).
Rapports de surveillance réglementaire (RSR)	Présentation au CT de 2010	Objectif principal initial du PFP En raison de l’allongement des périodes d’autorisation, du financement pour l’examen des RSR a été offert	Intervention du bénéficiaire du financement (écrite et/ou orale).
Évaluations environnemen-tales (EE)	Présentation au CT de 2010	Objectif principal initial du PFP Lié à la LSRN et exigé aux termes de la Loi canadienne sur l’évaluation environnementale (2012)	Les rapports d’EE du personnel de la CCSN comportent une section énumérant et résumant toutes les activités de consultation soutenues par le PFP. La Commission reçoit également les commentaires du public et des Nations et communautés autochtones sur l’ébauche de l’énoncé des incidences environnementales, ainsi que les interventions des bénéficiaires de l’aide financière (écrites ou orales).
Examen des documents de travail de la CCSN	Élargissement du PFP en 2016	Aide les intervenants à fournir des renseignements à valeur ajoutée à la Commission	Intervention du bénéficiaire du financement (écrite et/ou orale) ou commentaires sur le document de travail, lesquels sont résumés et fournis à la Commission (au moyen d’un document à l’intention des commissaires [CMD] ou d’une présentation à la Commission par le personnel de la CCSN).
Examen des documents d’application de la réglementation	Élargissement du PFP en 2016	Aide les intervenants à fournir des renseignements à valeur ajoutée à la Commission	Intervention du bénéficiaire du financement (écrite et/ou orale) ou commentaires sur le document d’application de la réglementation, lesquels sont résumés et fournis à la Commission (au moyen d’un CMD ou d’une présentation à la Commission par le personnel de la CCSN).
2) Catégorie de financement : Financement de questions générales d’intérêt réglementaire
Participation à des réunions avec le personnel de la CCSN sur des sujets d’intérêt réglementaire	Élargissement du PFP en 2013	Soutient les réunions qui fournissent des renseignements à valeur ajoutée à la Commission	Les activités de mobilisation soutenues par le PFP sont résumées dans un CMD, un RSR, un rapport d’EE, une présentation ou un autre mécanisme de rapport du personnel de la CCSN à la Commission.
Réunions et activités de mobilisation des Autochtones à long terme	Élargissement du PFP en 2016	Soutient les réunions avec les Nations et communautés autochtones et les activités de mobilisation décrites dans le cadre de référence de la CCSN pour la participation à long terme des Autochtones	Ces activités de mobilisation et l’élaboration du cadre de référence sont menées sous la direction de la Commission et sont liées aux séances de la Commission et les soutiennent. Les activités de mobilisation soutenues par le PFP sont résumées dans un CMD, RSR ou rapport d’EE de la CCSN ou dans un autre mécanisme de rapport à la Commission.
Participation à des études ou à des activités de surveillance ciblées	Élargissement du PFP en 2013	Aide les parties intéressées à mener des études et des activités de surveillance en rapport avec les processus de réglementation de la CCSN et les séances de la Commission, y compris les études sur le savoir autochtone, ainsi qu’à y participer	Le rapport d’étude et les données et renseignements connexes sont résumés dans un CMD pertinent de la CCSN, un rapport d’EE ou un autre mécanisme de rapport. Le rapport d’étude complet est également soumis à la Commission dans le cadre d’une séance pertinente, le cas échéant.
Participation des communautés autochtones à la surveillance de l’environnement, y compris le PISE	Élargissement du PFP en 2016	Aide les Nations et communautés autochtones et les principales parties intéressées du public à rencontrer le personnel de la CCSN et à participer aux campagnes d’échantillonnage du PISE de la CCSN à l’appui des séances de la Commission et en lien avec elles	Les activités de mobilisation liées aux campagnes d’échantillonnage du PISE de la CCSN soutenues par le PFP sont résumées dans un rapport du personnel de la CCSN (CMD, RSR, rapport d’EE, présentation ou autre mécanisme de rapport à la Commission).

ANNEXE D DONNÉES FINANCIÈRES

Le graphique suivant montre l’augmentation de la demande pour le PFP, depuis sa création en 2011 jusqu’à aujourd’hui.

Version textuelle

EF	Réel	Nombre de bénéficiaires
2011-2012	86 252 $	10
2012-2013	105 601 $	6
2013-2014	282 878 $	22
2014-2015	60 863 $	41
2015-2016	170 760 $	13
2016-2017	233 541 $	66
2017-2018	598 367 $	59
2018-2019	853 035 $	54
2019-2020	1 037 265 $	88
2020-2021	1 109 137 $	86

Présentation des catégories de bénéficiaires du PFP

Les tableaux ci-dessous démontrent le pourcentage de bénéficiaires dans les catégories du PFP par exercice (2019-2020 et 2020-2021)

2019-2020
Groupe désigné	% du financement réel	% des bénéficiaires	Nbre de bénéficiaires
Nations et communautés autochtones	76 %	65 %	57
Organisations non gouvernementales	22 %	31 %	27
Particuliers et universitaires	2 %	4 %	4
Total	100 %	100 %	88

2020-2021
Groupe désigné	% du financement réel	% des bénéficiaires	Nbre de bénéficiaires
Nations et communautés autochtones	83 %	60 %	52
Organisations non gouvernementales	14 %	29 %	25
Particuliers et universitaires	3 %	11 %	9
Total	100 %	100 %	86

Source : Élaboré par le PFP

ANNEXE E ACRONYMES

Le tableau suivant présente les acronymes utilisés dans le présent document.

AEIC	Agence d’évaluation d’impact du Canada
CCSN	Commission canadienne de sûreté nucléaire
CEAF	comité d’examen de l’aide financière
CG	Comité de gestion
CMD	document à l’intention des commissaires
CPIGR	Comité de planification intégrée et de gestion des ressources
CT	Conseil du Trésor
DFA	Direction des finances et de l’administration
DPS	Direction de la planification stratégique
DRAPI	Division des relations avec les Autochtones et les parties intéressées
EE	évaluation environnementale
EI	évaluation d’impact
LEI	Loi sur l’évaluation d’impact
LSRN	Loi sur la sûreté et la réglementation nucléaires
PAR	plan des activités de réglementation
PFP	Programme de financement des participants
PISE	Programme indépendant de surveillance environnementale
PRE	profil de risque de l’entreprise
RSR	rapport de surveillance réglementaire
SJ	Services juridiques